Hasil Rapat Reuni Bhawikarsu 2003

Topik ini berisi tentang hasil rapat reuni untuk mempersiapkan acara reuni Bhawikarsu 2003 5 tahunan tanggal 16 dan 17 Agustus 2008 nanti. MOHON BAGI PARA PEMBACA MEMBERIKAN KOMENTAR TERHADAP HASIL RAPAT INI. Terima kasih banyak...

HASIL RAPAT REUNI BHAWIKARSU ADVISORY 2003


Waktu/tempat : 2 Februari 2008 Senia’s House


Agenda rapat :

• Progress kerja akomodasi/surveyor
  
• Progress kerja acara
  
• dan lain-lain
  
• Agenda rapat berikutnya
  

:::::::::::PROGRESS
REPORT::::::::::





A.
Progres Kerja Akomodasi/Surveyor


Sie akomodasi telah melakukan survey ke beberapa
tempat, berikut adalah kesimpulan hasil laporan survey mereka:


1. Survey ke Klub bunga


Lokasi : di pool side klub
bunga (outdoor). Kalo mau booking, min 2 bulan
sebelumnya


Rp. 125.000 per orang à 1 x luch, 2
x coffe break


Rp. 100.000 per orang à 1 x luch, 1
x coffe break


2. Survey ke Agrowisata


Lokasi: Hall Agrowisata (indoor), Rp. 4.500.000 –
5.000.000 untuk kapasitas 300 orang, belum termasuk makan. Kalo pesen makanan
dari luar, kena charge 25.000


3. Survey ke Jatim
Park



Menginap di Pondok Jatim Park à 75.000 per
kamar, isi 20-30 orang tiap kamar. Potongan 50% tiket masuk



Bikin acara di Hall-nya
(indoor), charge 35.000 tiap orang sudah termasuk sewa hall + peralatan dan
makan 1 x


4. Survey ke SMA 3 Malang.


Harga masih belum ditentukan, mungkin lebih murah,
konsep acara bisa indoor dan outdoor)





B.
Follow Up


Dari hasil survey yang telah dilakukan teman-teman
akomodasi dan seluruh informasi lain yang kita terima, maka kami menyimpulkan
untuk menentkan lokasi acara Reuni di Hall Pondok
Jatim Park,
dengan petimbangan sebagai berikut:


1. Di Klub Bunga dan Agro tentu sangat mahal.


2. Di Jatim Park RP. 35.000 – 60.000 masih terjangkau untuk teman-teman,
dan kita masih akan melakukan penawaran terbaik kepada pihak Jatim Park.
Kelemahannya adalah mudah tidaknya akses transportasi menuju lokasi acara
tersebut.


3. Jika memilih di SMA 3, acara tidak bisa berlangsung terlalu lama, dan
kita butuh persiapan yang terllau berlibet, seperti sound, kursi, peralatan
band, dekor, dan lain-lain.


4. Sehingga rapat memutuskan untuk menggunakan Hall Pondok
Jatim Park
sebagai lokasi reuni.


Akan tetapi sepertinya masih ada kekurangan saat
kita melakukan reuni tanpa kunjungan ke sekolah. Awalnya diusulkan waktu reuni
adalah tanggal 16 Agustus 2008 hari Sabtu. Direncanakan pukul 07.00 berkumpul
di sekolah terlebih dahulu, kemudian pukul 9 baru berangkat ke Jatim Park.
Akan tetapi bagi teman-teman yang tinggal di luar malang akan kesulitan, berhubung hari jumat
masih merupakan hari aktif (bekerja maupun kuliah).


Akhirnya diputuskan sebagai berikut:

• Hari sabtu sekitar jam 9
  pagi, bagi teman-teman yang berkenan datang, kita akan mengadakan
  sarasehan kecil-kecilan di SMA 3. Acaranya adalah silaturahmi dan
  pemberian kenang-kenangan kepada pihak sekolah. Kenang-kenangan tersebut
  bisa berupa jam, keset, keramik, atau hal yang lainnnya (belum diputuskan)
  
• Hari minggu, bagi
  teman-teman peserta reuni yang tidak memiliki transportasi (dan untuk
  mengatasi masalah transportasi), maka mereka diinstruksikan untuk berkumpul
  di sekolah sekitar jam 7 – 8 pagi. Panitia akan mendaftar berapa orang
  dari kita yang memilki kendaraan bermotor (mobil). Kita berkumpul bersama
  di sekolah, kemudian kita berangkat bersama ke lokasi reuni Hall
  Pondok Jatim
  Park.
  

Catatan: teman-teman akamodasi akan melakukan
survey lebih lanjut tentang lokasi acara, sehingga akan diperoleh gambaran yang
lebih menyeluruh





C.
Progress Acara


Teman-teman sie acara sudah menentukan
konsep-konsep acara apa saja yang mereka ajukan, dengan pertimbangan tempat dan
waktu acara. Ada
3 konsep dengan pertimbangan tempat, yaitu indoor, outdoor, dan SMA 3.
Masing-masing tempat memiliki kekurangan dan kelebihannya sendiri. (maaf saya
tidak bisa melampirkan konsep acara yang dibuat oleh Lucky dkk). Karena kita
telah memutuskan lokasi reuni adalah di Pondok Jatim
Park, maka konsep secara
umum acaranya adalah sebagai berikut:


1. 07.00-10.00 à Berkumpul di sekolah, berangkat, dan perjalanan ke lokasi


2. 10.00-13.00 à Acara di mulai, games, dan lain-lain


3. 13.00-16.00 à Makan, sholat, acara santai, ngobrol2, foto-foto, dan lain-lain


4. 16.00-19.00 à Acara inti, musik, awards, doorproze, penyematan jaket, peresmian nama
angkatan, pemilihan koordinator angkatan, dan lain-lain


5. 19.00-till night à Acara bebas karo konco dhewe-dhewe (aku pengen ke Payung, sopo
melok????)





D.
Sumber dana dan tata cara pembayaran iuran (PJ: Bendahara-
Dona&Tito)


Tarif termurah di Hall Pondo Jatim park adalah Rp. 35.000 per orang dengan fasilitas Hall
+ fasilitasnya dan makan 1 X. Karena kita mengkonsep acara dari jam 10 pagi
hingga jam 7 malam, kami memperkirakan Rp.
60.000 per orang dengan makan 2 x + coffe break 1 X. Harga tersebut belum
termasuk biaya perlengkapan-perlengkapan atau hal-hal lain untuk persiapan
acara ini. Sehingga kami memutuskan setiap peserta reuni diharapkan membayar Rp. 100.000 (dengan catatan khusus). Carapembayaran adalah dengan melakukan
tranfer, dengan prosedur sebagai berikut:

• Sebelum transfer sms ke no hp Bendahara Maradona
  (08563555568) dan Tito (08113651002) tulis nama, kelas, jumlah yang
  ditransfer, tanggal transfer dan ke no rekening siapa.
  
• Bagi setiap anggota kelas wajib setor ke perwakilan
  kelas yang telah ditunjuk, baru perwakilan kelas tersebut yang akan
  melakukan proses transfer ke rekening bendahara.
  
• Bagi donatur silahkan langsung transfer sesuai dengan
  ketentuan no 1.
  
• Untuk perwakilan kelas dan donatur, form transfernya
  jangan sampai hilang, nanti akan dijadikan sebagai bukti transfer yang
  harus dipegang bendahara. Akan lebih baik jika form tranfer dari bank
  tersebut di scan ato di foto hp kemudian di kirim ke email bendahara maradona_putra@yahoo.com.
  
• No rekening:
  

-
Atas nama: Maradona Putra


Rekening BCA Kantor Cabang Malang


No Rek: 011 080 1041


-
Atas nama: Tirtaguna Unggul


Rekening
Bank Mandiri Cabang Malang
J.A Suprapto


No
Rek: 144 00 9406448 9


-
Atas nama : Iman Kurniadi


Rekening Bank Niaga Cabang Dharmahusada-Surabaya


No Rek: 035 01 08465 11 9

• Pembayaran sudah mulai
  bisa dilakukan HARI INI, janganlupa dengan prosedur diatas.
  

A. Laporan Koordinator Kelas
- Koordinator kelas sudah mulaimenghubungi teman-teman di kelasnya (IPA 1, IPA 4, IPS). Menurut laporan dari
koordinator kelas, sebagian dari teman-teman alumni angkatan 2003 masih merasa keberatan untuk membayar iuran 100.000 hanya untuk acara reuni, dengan konsep acara: acara reuni dimulai pukul 10.00 s/d 19.00 di Pondok Jatim Park. Selain itu, keputusan iuran 100.000 untuk acara ini dirasa masih terlalu mendadak.
- Koordinator kelas masih belum bisa menghubungi teman-teman sekelasnya secara menyeluruh. Misalnya IPS, dari 33 orang, yang bisa dihubungi hanya 20 orang. Sehingga diperlukan partisipasi bagi teman-teman yang lain untuk mempromisikan acara ini, tidak hanya koordinator kelasnya saja.
- Masalah yang lain adalah, terdapat beberapa dari teman-teman angkatan 2003– terutama yang masih kuliah dan belum lulus bahkan bekerja – masih belum bersedia untuk datang ke acara reuni 5 tahunan karena merasa malu atau minder.

B. Hasil rapat
- Karena iuran Rp. 100.000 dirasa masih terlalu berat bagi sebagain teman-teman, maka segera dibicarakan/dimusyawarahkan alternatif lain agar iuran agar lebih murah.
- Selain itu, rapat memutuskan untuk menyamakan persepsi mengenai misi dari acara reuni ini, adalah sebagai
berikut:
1. Menghimpun dan mendirikan komunitas yang lebih tersrtuktur dari alumni Bhawikarsu SMU 3 Malang angkatan 2003 yang lebih terstruktur
2. Temu kangen antar anggota alumni
3. Memperulas network dan link antara anggota alumni
4. Meningkatkan tali silaturahmi dan paguyuban teman-teman alumni SMU 3 Malang angkatan 2003
5. Silaturahmi ke pihak Sekolah dan Guru-Guru

- Akhirnya, dengan pertimbangan penekanan biaya – agar iuran tidak mencapai angka 100.000 – maka rapat membicarakan mengenai alternatif tempat lain yang jauh lebih murah. Ada yang mengusulkan untuk mengganti tempat acara. Terdapat 3 alternatif, yaitu Student Center, Gedung Widyaloka, dan Graha Medika (ketiga-tiganya berada dii Universitas Brawijaya). Pertimbangan untuk memilih tempat-tempat ini adalah: biaya sewa gedung bisa lebih murah, biaya transportasi lebih murah dan mudah dijangkau. Kekurangannya adalah, panitia perlu mempersiapkan segala sesuatu yang belum ada di gedung tersebut, misalnya katering, sound system, dan lain-lain.
- Kemudian rapat membuat analisis untung rugi untuk membuat keputusan mengenai alternatif pemilihan tempat acara. Keputusan ini harus dibuat saat ini juga, dengan agar kerja panitia kedepan bisa lebih fokus dan tidak berganti-ganti keputusan lagi. Alternatif-alternatif pengambilan keputusan (pengambilan keputusan untuk pemilihan tempat acara dan biaya urunan tiap peserta) tersebut adalah sebagai berikut:
1. Tempat: Graha Medika UNIBRAW
(+) Biaya sewa gedung Rp. 1.400.000, transportasi lebih murah dan terjangkau (masih di dalam kota).
(-) Panitia perlu mempersiapkan fasilitas yang belum tersedia di gedung tersebut. Misalnya: alat band dan sound systemnya, round table, katering. Dengan konsep acara dimulai pukul 09.00-15.00, peserta hanya mendapatkan 1x makan Rp. 20.000.
Sewa Gedung Rp. 1.400.000
Katering 200x20.000 Rp. 4.000.000
Perlengkapan lain-lain Rp. 2.600.000 +
Rp. 8.000.000
Dengan estimasi jumlah peserta MINIMAL yang datang adalah 200 orang, sehingga biaya urunan adalah Rp. 40.000.

2. Tempat: Gedung Widyaloka
(+) Biaya sewa gedung belum diketahui, dipastikan lebih murah daripada Graha Medika, transportasi lebih murah dan terjangkau (masih di dalam kota).
(-) Model tempat duduk adalah setting teater dan permanen (tidak bisa bergerak/dipindahkan. Sehingga
mobilitas sangat terbatas. Lebih cocok untuk perkuliahan dan seminar. Panitia perlu mempersiapkan fasilitas yang belum tersedia di gedung tersebut. Misalnya: alat band dan sound systemnya, katering Dengan konsep acara dimulai pukul 09.00-15.00, peserta hanya mendapatkan 1x makan Rp. 20.000.
Sewa Gedung Rp.1.000.000
Katering 200x20.000 Rp. 4.000.000
Perlengkapan lain-lain Rp. 2.000.000 +
Rp. 7.000.000
Dengan estimasi jumlah peserta MINIMAL yang datang adalah 200 orang, sehingga biaya urunan adalah Rp. 35.000.
3. Tempat: Hall Pondok Jatim Park (Alternatif 1)
(+) Seluruh perlengkapan penting sudah disediakan disana, mulai dari hall, sound, LCD, kursi, dan katering. Biaya sewa gedung dan katering sudah paketan, sehingga lebih praktis. Pemilihan Pondok Jatim Park ini dipilih dengan alasan: (1) teman-teman yang berasal dari luar kota tidak rugi untuk datang jauh-jauh untuk menghadiri acara reuni; (2) ada kesan khusus dari acara reuni ini yang diselenggarakan di luar kota jauh dari keramaian; (3) memfokuskan acara, dalam arti karena letaknya jauh dari kota Malang, maka diharapkan
misi-misi acar abisa tercapai.
(-) Lokasi susah dijangkau karena jauh. Panitia perlu mempersiapkan fasilitas transportasi. Harga dipastikan
bisa lebih mahal dari alternatif yang lain. Dengan konsep acara dimulai pukul 10.00-19.00, peserta mendapatkan 2x makan dan cooffe break
Sewa gedung 200x15.000 Rp. 3.000.000
Makan 200x30.000 Rp. 6.000.000
Transportasi Rp. 1.000.000
Perlengkapan lain-lain Rp. 2.000.000 +
Rp. 12.000.000
Dengan estimasi jumlah peserta MINIMAL yang datang adalah 200 orang, sehingga biaya urunan adalah Rp. 60.000.

4. Tempat: Hall Pondok Jatim Park (Alternatif 2)
(+) idem
(-) Lokasi susuh dijangkau karena jauh. Panitia perlu mempersiapkan fasilitas transportasi. Harga dipastikan bisa lebih mahal dari alternatif yang lain. Dengan konsep acara dimulai pukul 10.00-15.00, peserta hanya mendapatkan 1x makan saja.
Sewa gedung 200x15.000 Rp. 3.000.000
Makan 200x20.000 Rp. 4.000.000
Transportasi Rp. 1.000.000
Perlengkapan lain-lain Rp. 2.000.000 +
Rp. 10.000.000
Dengan estimasi jumlah peserta MINIMAL yang datang adalah 200 orang, sehingga biaya urunan adalah Rp. 50.000.
- Kemudian sesuai dengan musyawarah mufakat, rapat MEMUTUSKAN UNTUK MEMILIH ALTERNATIF KE 4.
- Karena biaya alternatif ke 4 tersebut masih merupakan biaya yang benar-benar di tekan, maka panitia memutuskan beberapa alternatif pemecahan msl penekanan dana ini untuk mengkover/mengatasi masalah anggaran dana yang tidak terduga. Sebagai contoh, biaya urunan Rp. 50.000 adalah dengan estismasi jumlah peserta 200 orang. Jadi mau tidak mau, kita membayar ke Pihak Jatim Park dengan estimasi biasa 200 orang itu. Entah pada saat hari-H yang datang 100 orang/150 orang/250 orang. Jika yang datang hanya 100-150 orang, dipastikan kita akan kekurangan dana. Oleh karena itu, sebelum acara berlangsung dan mulai
dari sekarang, maka panitia akan berusaha mengatasi masalah dana itu dengan alternatif pemecahan maslaah sebagai berikut:
1. Keputusan biaya urunan sebesar Rp. 50.000 adalah ukuran minimal. Jika terdapat peserta yang akan memberikan biaya lebih (misalnya 51.000/60.000/100.000, kami sebagai panitia akan sangat berterimakasih sekali. Dimohon agar para koordinator kelas dan panitia yang lain agar lebih persuasif kepada teman-teman angkatn 2003 agar dapat membayar lebih dari 50.000, terutama yang dirasa memiliki ”kemampuan” lebih.
2. Panitia akan berusaha mencari donatur-donatur dari kalangan internal teman-teman 2003 sendiri.
3. Panitia menerima, menghimpun, dan mengkoordinir segala bentuk sumbangan yang berupa uang (seperti disebutkan di poin 1 dan 2 diatas) maupun materi. Sumbangan materi ini bisa berupa hadiah doorprize, snack untuk coffebreak, transportasi (mobil untuk pengangkutan), dll. Dengan sumbangan-sumbangan ini diharapkan akan mengurangi pengeluaran panitia.
4. Untuk poin no 3, sumbangan materi yang sudah panitia terima dan akan panitia himpun hingga saat ini adalah sbb:

• Undangan sebanyak 250 lembar (by STW & PTT),
  
• 4 buah mini DV untuk dokumentasi video (by KR),
  
  
• Slide Show foto-foto kenangan (by RDT & RN)
  

Panitia mengucapkan terimakasih banyak atas teman-teman yang sudah bersedia memberikan bantuan diatas. Dimohon kepada teman-teman yang ingin menyumbang materi apapun (murah, mahal, banyak, sedikit, makanan kecil, snack, hadiah, pin, kue, kopi, gula, biskuit, transportasi) yang dirasa bisa bermanfaat untukkeperluan acara reuni bisa menghubungi Iman (081334771613) atau Ika (081333140270).

C. Progress sie acara (followup setelah rapat)
- Teman-teman dari sie acara telah menyusun konsep materi-materi acara secara keseluruhan dengan gambaran umum. Berdasarkan hasil rapat hari ini, maka dipilih tempat Pondok Hall Jatim Park mulai pukul 10.00 – 15.00.
- Berikut materi acara secara umum dan penanggungjawabnya:
MC à DJ Lukman, Tita, Rizal
Ceremonial (PJ Lucky). Pemlihan koordinator angkatan dengan melakukan voting kepada calon-calon yang dipilih dari setiap kelas, jasi ada 8 calon
Games (PJ Wildan). Games-games yang benar-bear fun dan kebersamaan. Dibutuhkan hadiah-hadiah yang sederhana aja, tidak terlalu mahal
Awards (PJ N’kie). Aacara penghargaan yang aneh-aneh. Dibutuhkan tropi atau hadiah yang murah-muranh aja yang berhubungan dengan penghargaan tersebut.
Panggung (PJ Andik Telur). Bbagi band yang ingin mendaftar segera hubungi telur

Wah.. progress sie acara kaya'nya keren juga tuh.
sayang gw ga bisa ikutan rapat nya. Jauh euy..

ya udah, keep on movin'

mudah2an acaranya jadi beneran.
anyway, kalo di Klub Bunga kemahalan ya tempatnya?

*hayaaaah, masih aja nanyain Klub Bunga*